Adjointe administrative

Sommaire des responsabilités

Sous la supervision du Président et directeur scientifique, l’adjoint/e administratif/ve aura comme responsabilité de fournir un service de soutien juridique et administratif et aura à participer à plusieurs réunions des différents comités du conseil d’administration (CA) de l’IRCM. 

Principales tâches

Tâches administratives  

  • Ouverture de dossiers, classement des documents
  • Archivage et numérisation de documents
  • Gestion de documents confidentiels 

Tâches reliées au CA

  • Organiser les réunions en s’assurant de la disponibilité des membres et en gérer la logistique (vidéoconférence, réservation de salle, réservation de stationnement auprès de la sécurité)
  • Préparer en collaboration avec les présidents de comités les ordres du jour des comités du CA
  • Colliger l’ensemble des documents relatifs aux ordres du jour et préparer l’envoi de ceux-ci aux membres
  • Prendre les minutes des réunions et rédiger les procès-verbaux
  • Assurer le suivi des décisions prises et maintenir une liste à jour de dossiers en cours pour chaque CA et comité

Tâches reliées aux contrats

  • Mise en page de certains documents et contrats
  • Faire circuler les contrats envoyés par nos avocats pour signature et s’assurer de l’envoie de copies exécutives aux parties concernées
  • Classer les contrats finalisés dans le dossier numérique

Qualifications requises

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou universitaire, option juridique, ou toute autre formation jumelée avec une expérience professionnelle pertinente;
  • Posséder au minimum cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire
  • Maitrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Power Point)
  • Bilinguisme oral et écrit (français et anglais)
  • Très bonnes compétences rédactionnelles et de synthèse

Adjointe administrative

  • Poste temporaire à temps plein (35h/semaines)
  • Avantages sociaux compétitif
  • Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP)

Comment postuler

Faire parvenir votre c.v. au plus tard le 15 octobre 2021 en précisant le Concours - Adjointe administrative à l’adresse courriel : RecruteRH@ircm.qc.ca

Nous remercions tous les postulants de leur intérêt, cependant seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
 

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