Adjointe Administrative

Sommaire des responsabilités

Relevant de la Direction des ressources humaines, la personne exécute les tâches habituelles de secrétariat et gère simultanément plusieurs dossiers relatifs à la recherche. Elle assiste des directeurs d’unités de recherche dans leurs fonctions administratives : manuscrits, demandes de subventions et de bourses auprès d’organismes subventionnaires. Elle maintient à jour le curriculum vitae des chercheurs selon les formats requis. Elle complète les références bibliographiques demandées. Elle participe à la préparation des réunions, conférences et congrès, à l’organisation des déplacements des chercheurs. 

Plus spécifiquement, la personne est appelée à :

  • Gère des tâches administratives, de gestion et de secrétariat; établis et mets en place des structures organisationnelles (formats électronique et papier) pour le déroulement des projets/activités et établis un calendrier de travail afin de respecter les échéanciers;
  • Assure le service d’appui administratif et de gestion pour son Chercheur ; 
  • Rédige et coordonne les procédures administratives pour faciliter le travail des autres unités, visant l’efficacité, l’utilisation de formulaires types et le respect des échéances; 
  • Rédige des communiqués/notes d’information et des lettres simples, en français et en anglais, pour la signature du Chercheur; 
  • Prépare des ébauches de lettres plus complexes pour l’approbation du Chercheur; 
  • Conçois des gabarits à des fins de présentations de formulaires/documents; 
  • Coordonne des activités de cueillette d’information, de rédaction de rapports, d’analyses et de distribution de documents; 
  • Coordonne la logistique des réunions et des comités auxquels participe le Chercheur; 
  • Prépare et expédie aux membres internes et externes de ces réunions/comités l’ordre du jour et tous les documents pertinents pour chacune des réunions. Assure le suivi des décisions prises; 
  • Établis et maintiens un système de classement efficace de la correspondance, des divers documents de recherche et des dossiers traités,
  • Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents d'information provenant des différents secteurs. 
  • Soutenir le gestionnaire dans la gestion et le suivi de son agenda, de ses appels, de ses courriels et de son courrier. 
  • Participer à l'organisation logistique de différents événements (réunions d'équipe, comités, assemblées, déplacements, activités de relations publiques, etc.). 
  • Collaborer à la préparation du budget annuel et au suivi budgétaire en cours d'année (analyse et justification des écarts).
  • S’acquitte de toutes autres tâches connexes que peut lui confier le Chercheur

Qualifications requises

  • D.E.P. en bureautique ou l’équivalent au niveau collégial ou universitaire.
  • Expérience pertinente de trois (3) à cinq (5) ans.
  • Connaissance approfondie de l’environnement informatique et des logiciels usuels. 
  • Sens de l’organisation, gestion des priorités, rigueur et discrétion.
  • Très bon bilinguisme (français, anglais) parlé et écrit.

Profil recherché 

  • Connaissance du milieu de la recherche scientifique serait souhaitable.
  • Rapidité
  • Sens des priorités
  • Gestion administratives du laboratoire
  • Connaissances avancées de Microsoft Office, Workforce Now, EndNote / Reference Manager
  • Connaissance en demande de fonds. 

Conditions de travail 

  • Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine), en télétravail pour une durée indéterminée pendant la pandémie. 
  • Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP); 
  • Régimes d'assurance vie, d'assurance maladie et d'assurance salaire; 
  • 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année; 
  • 15 jours de vacances après un an travaillé de la période de référence;
  • Programme d'aide aux employés.

Comment postuler

Faire parvenir votre c.v. par courriel à recruterh@ircm.qc.ca.

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